Uma simples revisão dos controles de benefícios permitiu identificar 485 inconsistências relacionadas a ex-funcionários, reduzindo riscos financeiros, operacionais e de segurança da informação.
Desafio
Uma empresa buscava maior controle sobre a gestão de benefícios concedidos aos seus colaboradores, diante da percepção de possíveis falhas nos processos de desligamento, controle de acessos e administração dos benefícios corporativos.
Nossa equipe foi contratada para realizar a auditoria e o mapeamento completo do processo, avaliando controles internos, riscos operacionais e oportunidades de melhoria.
O Trabalho Realizado
O projeto envolveu:
- Mapeamento detalhado do processo de concessão e cancelamento de benefícios;
- Análise dos controles internos existentes;
- Cruzamento de informações entre Recursos Humanos, fornecedores de benefícios e sistemas corporativos;
- Revisão dos acessos aos sistemas de gestão de benefícios;
- Avaliação dos procedimentos de desligamento de funcionários.
Principais Achados
A auditoria identificou oportunidades relevantes de melhoria nos controles da organização:
- 357 cartões de benefícios ativos vinculados a funcionários já desligados;
- 128 ex-funcionários que continuaram recebendo benefícios após a rescisão contratual;
- 5 ex-funcionários com acesso ativo ao sistema de gestão de benefícios;
- Ausência de revisões periódicas dos acessos de usuários;
- Fragilidades no fluxo de comunicação entre Recursos Humanos e os responsáveis pela administração dos benefícios.
Soluções Recomendadas
Foram propostas diversas ações para fortalecer os controles internos, incluindo:
- Automatização do processo de cancelamento de benefícios após desligamentos;
- Integração entre os sistemas de RH e gestão de benefícios;
- Implantação de rotinas periódicas de conciliação de cadastros;
- Revisão periódica dos acessos aos sistemas;
- Definição clara de responsabilidades e fluxos de aprovação.
Resultados Obtidos
A implementação das recomendações permitiu:
- Eliminar pagamentos indevidos de benefícios;
- Reduzir riscos de fraude e falhas operacionais;
- Fortalecer a segurança da informação;
- Melhorar a governança dos processos de Recursos Humanos;
- Aumentar a eficiência operacional e a confiabilidade dos controles internos.
Este projeto demonstra como uma auditoria focada em processos e controles internos pode gerar ganhos financeiros, redução de riscos e melhorias significativas na gestão corporativa, transformando informações em ações concretas que agregam valor ao negócio.
